Canal de denuncias

PROCEDIMIENTO DE GESTIÓN DE LAS INFORMACIONES
  • OBJETO

El presente documento ha sido elaborado con el propósito de establecer el Procedimiento de Gestión de Informaciones Recibidas, correspondientes al Sistema Interno de Información o Canal de Denuncia de esta entidad.

El presente Procedimiento de Gestión respeta y cumple en todo caso con los requerimientos mínimos establecidos por la Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción.

 

  • ALCANCE

Este procedimiento es de aplicación a todas las notificaciones recibidas a través del Sistema Interno de Información o Canal de Denuncia de esta entidad.

 

  • RESPONSABILIDADES

3.1 - Del órgano de administración/órgano de gobierno de esta entidad/organismo

- Designar un responsable (en adelante “Responsable del Sistema”) de gestionar y dar el trámite oportuno a las notificaciones recibidas a través del Sistema Interno de Información, así como su destitución o cese.

- Tanto el nombramiento como el cese de la persona física individualmente designada, así como de las integrantes del órgano colegiado deberán ser notificados a la Autoridad Independiente de Protección del Informante, A.A.I., o, en su caso, a las autoridades u órganos competentes de las comunidades autónomas, en el ámbito de sus respectivas competencias, en el plazo de los diez días hábiles siguientes, especificando, en el caso de su cese, las razones que han justificado el mismo.

- Igualmente y de forma excepcional designara un sustituto del responsable del sistema en caso de ausencia de este.

- Establecer las garantías para la protección de los informantes en el ámbito de la propia entidad u organismo.

- Contar con una política o estrategia que enuncie los principios generales en materia de Sistemas interno de información y defensa del informante y que sea debidamente publicitada en el seno de la entidad u organismo.

- Aprobar el presente procedimiento.

- Mantener actualizado el presente procedimiento

 

3.2 - Del Responsable del Sistema:

- Desarrollar sus funciones de forma independiente y autónoma respecto del resto de los órganos de la entidad u organismo, no podrá recibir instrucciones de ningún tipo en su ejercicio, y deberá disponer de todos los medios personales y materiales necesarios para llevarlas a cabo.

- El Responsable del Sistema responderá de la tramitación diligente de las notificaciones recibidas a través del Sistema Interno de Información o Canal de Denuncia.

- Respetar y velar por el adecuado cumplimiento del presente procedimiento.

 

  • DERECHOS Y GARANTÍAS DE LAS PARTES

Cualquier comunicación/denuncia que se remita a través de los cauces establecidos en el presente procedimiento gozará de una total y absoluta confidencialidad.

En todo caso, esta entidad primará y respetará el derecho de presunción de inocencia y al honor de cualquiera de las partes involucradas en una comunicación/denuncia, velando por la no vulneración de los derechos de cualquier implicado.

A lo largo del desarrollo de la investigación de una comunicación/denuncia se garantizará el derecho de la persona afectada a que se le informe de las acciones u omisiones que se le atribuyen. No obstante, el ejercicio de este derecho se limitará temporalmente hasta el momento adecuado con el fin de garantizar el buen fin de la investigación.

Se garantizará el Respeto de las disposiciones sobre protección de datos personales de acuerdo a lo previsto en el título V de la Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción.

Esta entidad informará a los usuarios del sistema de una forma clara y accesible acerca de los canales externos de información ante las autoridades competentes y, en su caso, ante las instituciones, órganos u organismos de la Unión Europea.

En particular se informa al denunciante que:

La denunciante persona física, tiene a su disposición los siguientes Canales Externos de información, y podrá hacer uso de ellos de la misma forma que hace uso del presente Canal Interno:

 

  • CANAL INTERNO DE INFORMACIÓN/CANAL DE DENUNCIAS

Esta entidad ha adoptado como Canal Interno de Información, denominado “Canal de Denuncia” un sistema de gestión de denuncias online accesible desde:

La página Web de la propia entidad a través del enlace:

https://canaldedenuncia.org/admin/login.php

Aplicación móvil “Canal de Denuncia”, disponible para su descarga a través de IOS y Android:

Android: https://play.google.com/store/apps/details?id=com.GrupoAtico34.canaldedenuncia

IOS: https://apps.apple.com/us/app/canal-de-denuncia/id1110646076?l=es&ls=1

 

5.1 - Procedimiento de envío de denuncias

El Canal de Denuncia permite dos formas de presentación de denuncias por los sujetos que deseen realizarlas, denominados en adelante usuarios:

  1. Realización de Denuncias mediante la identificación de los sujetos que realizan las comunicaciones.
  2. Realización de Denuncias Anónimas.

 

  1. Envío de denuncia mediante identificación del denunciante.

Los usuarios podrán realizar una comunicación/denuncia accediendo a través del enlace dispuesto en la web corporativa o a través de la aplicación móvil Canal de Denuncia.

El acceso requerirá que los usuarios utilicen unas credenciales de acceso “Usuario” y “Contraseña”. Estas credenciales de acceso les podrán ser facilitadas a los usuarios de dos formas:

  • Comunicadas por el Responsable del Sistema a los Usuarios de forma individual, en el supuesto de que este les haya dado de alta de forma previa a través de su panel de acceso al Canal de Denuncias
  • Credenciales recibidas por el Usuario en su correo electrónico una vez se haya registrado desde el panel de acceso web del Canal de Denuncias.

 

  1. Envío de denuncia anónima.

Una vez que el Usuario acceda al enlace dispuesto en la página web de la entidad, podrá realizar una Denuncia de forma Anónima, haciendo clic en la opción “Denuncia anónima”.

El envío de la denuncia anónima, requerirá cumplimentar el campo “Nombre Empresa (Denominación Social)” de forma correcta y con las indicaciones que se dan en el MANUAL DE UTILIZACIÓN DEL CANAL DE DENUNCIAS PARA USUARIOS de que dispone la entidad.

 

5.2 - Recepción de la denuncia, acuses de estado al denunciante e intercambio de información entre denunciante y Responsable del Sistema

El Responsable del Sistema podrá gestionar y recibir cada una de las denuncias que se realicen accediendo a ellas a través del apartado Denuncias dentro del Sistema web de gestión de denuncias, accesible por medio del enlace dispuesto en la Web de la entidad. Para poder acceder a este Panel, el Responsable del sistema requerirá de una identificándose de su Usuario y Contraseña, facilitada por la entidad.

Dentro de su área de trabajo de recepción y gestión de las denuncias, podrá distinguir entre las denuncias que se encuentran en proceso y aquellas que ya han sido revisadas y gestionadas.

Dentro del apartado “En Proceso” el Responsable del Sistema tendrá a su disposición todas las denuncias recibidas para ser gestionadas, pudiendo diferenciar si se trata denuncias de Usuarios identificados con su nombre y apellidos así como aquellas que sean anónimas, la fecha del recepción o alta de cada denuncia, los días que lleva abierta, así como el estado en que se encuentre la misma.

Los diferentes Estados que pueden tener las denuncias en Proceso son:

  • Recibida: La denuncia ha llegado, pero no se le ha dado trámite alguno.
  • En Curso: El procedimiento de trabajo sobre la denuncia está en proceso.

Una vez recibida una denuncia por el Responsable del Sistema se comunicará el preceptivo acuse de recibo al denunciante a la mayor brevedad posible, y en todo caso en el plazo máximo de 7 días naturales contados a partir de la recepción, salvo en aquellos casos en que ello pueda poner en peligro la confidencialidad de la comunicación.

Una vez que el Responsable del Sistema comunice el acuse de recibo al denunciante, este recibirá un aviso informándole de que se ha recibido la misma a través del email facilitado en su perfil de usuario dentro del sistema.

En el supuesto de una denuncia no anónima, el denunciante podrá ver el estado de trámite en que se encuentra su denuncia, desde el apartado “Acceso Denuncia Anónima” y por medio del código de seguimiento que se le facilita a los Usuarios anónimos al momento de enviar sus denuncias.

Los estados de trámite en que se pude encontrar una denuncia son:

  • Recibida: La denuncia ha llegado, pero no se le ha dado trámite alguno.
  • En Curso: El procedimiento de trabajo sobre la denuncia está en proceso.
  • Procesada: La denuncia ha sido gestionada con éxito.

Cualquier cambio en el estado de las denuncias realizado por el Responsable del Sistema, le será notificado al denunciante que se haya identificado al enviar las denuncias a través de su email. Todo ello siempre y cuando, el Usuario tenga permitido el aviso de cambios de acuses de estado vía email.

Como se ha adelantado, la comunicación del acuse de recibo al denunciante por el Responsable del Sistema, así como el resto de cambios de estado que desee realizar el Responsable respecto de cada denuncia, se llevará a cabo a través del apartado “Notificaciones”, dentro del panel de gestión de denuncias de este. Se podrán comunicar los siguientes estados de trámite de la denuncia al denunciante:

  • Notificar denuncia recibida
  • Notificar denuncia en trámite
  • Notifica resolución de la denuncia

El sistema registrará las notificaciones realizadas al denunciante dejando constancia de la fecha de envío, e informará al Responsable del Sistema si ha sido recibida y leída por el denunciante a través de su acceso al sistema online.

Así mismo, el Responsable del Sistema, podrá modificar el contenido del mensaje remitido al denunciante a la hora de cambiar el estado de trámite de cada denuncia.

 

5.3 -Tratamiento de la Denuncia

El Responsable del Sistema, una vez haya notificado al denunciante que la denuncia se encuentra en trámite, comenzará con la investigación y desarrollo de la misma.

El plazo máximo para dar respuesta a las actuaciones de investigación, no podrá ser superior a tres meses a contar desde la recepción de la comunicación o, si no se remitió un acuse de recibo al informante, a tres meses a partir del vencimiento del plazo de siete días después de efectuarse la comunicación, salvo casos de especial complejidad que requieran una ampliación del plazo, en cuyo caso, este podrá extenderse hasta un máximo de otros tres meses adicionales.

A través del sistema tendrá a su disposición la posibilidad de trabajar la denuncia, así como de emitir un informe y remitir el mismo a los órganos de dirección de la entidad.

Durante la gestión de la denuncia, se prevé la posibilidad de mantener la comunicación con el informante y, si se considera necesario, de solicitar a la persona informante información adicional. Esta opción se podrá llevar a cabo tanto por medio externos, como a través de los medios habilitados en el propio Canal de Denuncia a través del botón “Chat” disponible en cada una de las denuncias recibidas.

En todo caso, la información contenida en la denuncia, o la que pudiera obtener durante su investigación será puesta en conocimiento del Ministerio Fiscal con carácter inmediato cuando los hechos pudieran ser indiciariamente constitutivos de delito. En el caso de que los hechos afecten a los intereses financieros de la Unión Europea, se remitirá a la Fiscalía Europea.

5.4 -Finalización de la denuncia

Una vez se haya finalizado el estudio e investigación de la denuncia, el Responsable del Sistema comunicará el acuse de estado al denunciante a través de la opción “Notificar resolución de la denuncia”.

Esta notificación de resolución de la denuncia, en ningún caso informará al denunciante del resultado interno de la investigación.

En el momento en que la denuncia se encuentre finalizada, pasara a listarse en el apartado de Denuncias Revisadas dentro del apartado Denuncias, encontrándose a partir de entonces totalmente bloqueada y sin posibilidad de modificarla por ningún tipo de vía.

 

5.4 – Recepción de denuncias por otras vías

Cuando la comunicación/denuncia sea remitida por canales de denuncia que no sean los establecidos o sea dirigida a miembros del personal no responsable de su tratamiento, al que se ha formado en esta materia y advertido de la tipificación como infracción muy grave de su quebranto, el receptor de la comunicación deberá remitirla inmediatamente al Responsable del Sistema.

No obstante, lo anterior, este tipo de comunicaciones gozarán de la misma confidencialidad que si se trata de una denuncia remitida por los cauces establecidos en la entidad.

 

POLÍTICAS DE PRINCIPIOS GENERALES EN MATERIA DEL SISTEMA INTERNO DE INFORMACIÓN Y LA DEFENSA DEL INFORMANTE

  1. INTRODUCCIÓN

La Política de los principios generales en materia del Sistema interno de información y defensa del informante (en adelante, Política) persigue la puesta en firme de una base de fundamentos destinados a promover la correcta utilización del Sistema Interno de Información de esta entidad, así como a garantizar una defensa íntegra del informante.

 

  1. ALCANCE

Esta política se aplica de forma generaliza e integra a la presente entidad.

Los principios de la protección y defensa del informante incluidos en la presente política, se aplicarán a los informantes conforme a lo dispuesto en la Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción.

 

  1. PRINCIPIOS DE LA POLÍTICA

La presente Política persigue el cumplimiento a las obligaciones contenidas en la Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción.

En base al contenido legal impuesto en la Ley anteriormente citada, esta entidad se compromete en firme a:

  • Mantener un mecanismo de control que sustente los procesos internos para mejorar y mantener la calidad del Sistema Interno de Información.
  • Asegurar que se atenderán todas y cada una de las comunicaciones realizadas a través de la vía del Sistema Interno de Información.
  • Desarrollar y mantener políticas y procedimientos transparentes para todos los datos clave tratados a través del Sistema Interno de Información.
  • Implementar medidas e introducir mecanismos adecuados para velar por la seguridad de la información transmitida a través del Sistema Interno de Información, así como para reforzar y garantizar la protección y defensa del informante.
  • Brindar asesoramiento, capacitación y apoyo al personal según sea necesario tanto en lo referente a la utilización y promoción de uso del Sistema Interno de Información como de defensa del informante.
  • Garantizar que las políticas de utilización y uso del Sistema Interno de Información, así como la promoción de la defensa del informante, contarán con el compromiso y apoyo a todos los niveles de la entidad de forma que se puedan coordinar e integrar con el resto de las iniciativas estratégicas para conformar un marco de trabajo completamente coherente y eficaz.
  • Garantizará la no divulgación, de los datos incluidos en las comunicaciones llevadas a cabo a través del Sistema Interno de Información.
  • Restringirá el acceso a los datos incluidos en las comunicaciones llevadas a cabo a través del Sistema Interno de Información.
  • Cumplir de forma estricta todas y cada una de las medidas incluidas en la Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción.

 

  1. CONTROL Y CUMPLIMIENTO DE LA POLÍTICA

Los órganos de dirección de la entidad velarán por el correcto y adecuado cumplimiento del contenido de las presentes Políticas.

 

MANUAL DE UTILIZACIÓN DEL CANAL DE DENUNCIAS PARA USUARIOS

  • OBJETO

El presente documento ha sido elaborado con el propósito de proporcionar a todos los sujetos comprendidos dentro del ámbito de aplicación del Sistema Interno de Información o Canal de Denuncia implantado en esta entidad, de toda la información necesaria sobre su utilización y uso, todo ello de conformidad con lo establecido en la Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción.

 

  • CÓMO ACCEDER AL SISTEMA INTERNO DE INFORMACIÓN O CANAL DE DENUNCIA

El Sistema Interno de Información o Canal de Denuncia permite el acceso a los sujetos que deseen realizar una denuncia, en adelante denominados “usuarios”, a través de la página Web de la propia entidad y por medio del siguiente enlace:

“Incluir Enlace de acceso”

 

  • CÓMO REALIZAR UNA DENUNCIA

El Canal de Denuncia permite dos formas de presentación de denuncias por los usuarios:

  1. Realización de Denuncias mediante la identificación de los sujetos que realizan las comunicaciones.
  2. Realización de Denuncias Anónimas.

 

  1. REALIZACIÓN DE DENUNCIA MEDIANTE LA IDENTIFICACIÓN DEL DENUNCIANTE

A través de la página web de la entidad, los Usuarios podrán acceder al Canal de Denuncia mediante la introducción de las siguientes credenciales: “Usuario” y “Contraseña”.

Las credenciales de acceso estarán a disposición del Usuario, y le serán enviadas a su correo electrónico, una vez se haya registrado en la página de acceso al Canal de Denuncias. Para ello, deberá acceder a través de la opción “Registro nuevo usuario” y cumplimentar cada uno de los campos.

Una vez que el Usuario disponga de sus credenciales, deberá introducirlas y hacer clic en la opción “ENTRAR”.

Si el Usuario se hubiere registrado previamente, y no pudiera recordar su contraseña, podrá hacer clic en la opción “Recordar datos de acceso”, y seguir los pasos para recuperar su contraseña.

Así mismo, y antes de acceder, el usuario podrá cambiar el idioma del Canal de Denuncias haciendo clic en cada una de las distintas banderas que se encuentran disponibles.

Una vez dentro del Canal de Denuncia, se mostrará el nombre y los apellidos del Usuario, así como un menú horizontal dispuesto debajo de este.

Haciendo clic en cada una de las opciones del menú se dirigirá a ellas. Las opciones mostradas en el menú son las siguientes opciones:

3.A.1 - Perfil

3.A.2 - Nueva denuncia

3.A.3 - Lista Denuncias

3.A.4 - Guía Ayuda

3.A.1 - Perfil:

El usuario podrá modificar los siguientes datos:

  • Teléfono
  • E-MAIL
  • Contraseña

Una vez modificados los datos, siempre que se quieran guardar los nuevos introducidos, el usuario deberá hacer clic en el botón “Modificar datos”.

Así mismo, se permite la posibilidad de que el Usuario active la opción de (*) “Recibir notificaciones” en cualquier momento.

(*) La opción de “Recibir notificaciones” permite que el usuario decida en cualquier momento si desea recibir en su email notificaciones de acuses de estado de la denuncia que le remita el Responsable del Sistema de la entidad.

 

3.A.2 - Nueva denuncia:

Este apartado permite al usuario detallar y exponer la comunicación que desee trasladar a la entidad a través de esta vía.

Se mostrarán los siguientes campos a cumplimentar:

  • Exposición detallada
  • Área afectada
  • Personas implicadas
  • Lugar de la incidencia
  • Fecha/hora de la incidencia

Deberá hacer clic en el campo formato fecha dd/mm/aaaa para poder indicar el día deseado, así como clic en el campo formato hora --:-- e indicar la hora y el minuto.

  • Adjuntar documentación

Si se desea incluir un documento con la comunicación, deberá hacer clic en el campo en blanco dispuesto debajo de Adjuntar documento, y seleccionar la ubicación archivo en el explorador de archivos de su ordenador.

Para poder enviar la denuncia, el usuario deberá cumplimentar obligatoriamente cada uno de los campos dispuestos, a excepción de “Adjuntar documentación” (opcional), y hacer clic en el botón “Enviar Denuncia”.

 

3.A.3 - Lista Denuncias:

Dentro de esta opción, se mostrarán al Usuario una lista de las comunicaciones realizadas a través del sistema.

Este listado de comunicaciones permite que enumeren las comunicaciones realizadas mostrándose en una misma página hasta 10, hasta 25, hasta 50 o hasta 100. Podrá escoger la forma de visionado haciendo clic en la flecha incluida debajo de la opción “Mostrar”.

De igual forma, el usuario podrá buscar de forma individual una comunicación concreta introduciendo la fecha de Alta o envío de la misma en el campo en blanco dispuesto en la parte derecha de la pantalla debajo del texto “Buscar:”.

La lista de comunicaciones mostrará en cada una el nombre y apellidos del Usuario, su DNI, la Fecha de Alta o envío, el Estado de trámite en que se encuentre la comunicación y los días que la denuncia lleva abierta desde el envío hasta la resolución de la misma.

Desde el apartado Notificaciones el Usuario podrá visionar los diferentes acuses de estados en que se encuentren sus denuncias y que le serán remitidos por la entidad.

  • Recibida- La comunicación ha sido enviada pero no se ha acusado su recibo ni se ha iniciado el trámite de gestión por la entidad.
  • En curso- Se ha acusado el recibo de la comunicación y se ha iniciado el trámite de gestión por la entidad.
  • Procesada- El procedimiento de gestión e investigación por la entidad ha finalizado.

 

Los Estados de la lista de comunicaciones enviadas por el Usuario a la entidad, se verán modificadas según avance el proceso de información. No obstante, a través del correo electrónico facilitado por el usuario en la pestaña “Perfil”, la entidad le notificará cada uno de los cambios de Estado que sufran las comunicaciones realizadas.

Por medio del botón “Mensajes”, el Usuario y el Responsable de la Entidad podrá iniciar una comunicación en relación a cada denuncia realizada, así como intercambiar documentación al respecto.

 

3.A.4 - Guía Ayuda:

Este apartado permitirá al usuario visualizar una video guía de la utilización del Sistema.

 

  1. REALIZACIÓN DE DENUNCIA ANÓNIMA

Una vez que el Usuario acceda al enlace dispuesto en la página web de la entidad, podrá realizar una Denuncia de forma Anónima, haciendo clic en la opción “Denuncia anónima”.

Este apartado permite al usuario detallar y exponer la comunicación que desee trasladar a la entidad a través de esta vía.

Se mostrarán los siguientes campos a cumplimentar:

  • Exposición detallada
  • Área afectada
  • Personas implicadas
  • Lugar de la incidencia
  • Fecha/hora de la incidencia

Deberá hacer clic en el campo formato fecha dd/mm/aaaa para poder indicar el día deseado, así como clic en el campo formato hora --:-- e indicar la hora y el minuto.

  • Adjuntar documentación

Si se desea incluir un documento con la comunicación, deberá hacer clic en el campo en blanco dispuesto debajo de Adjuntar documento, y seleccionar la ubicación archivo en el explorador de archivos de su ordenador.

Para poder enviar la denuncia, el usuario deberá cumplimentar obligatoriamente cada uno de los campos dispuestos, a excepción de “Adjuntar documentación” (opcional), y hacer clic en el botón “Enviar Denuncia”.

Una vez que el Usuario envíe la denuncia, se le mostrará en pantalla un código de seguimiento de la denuncia. Este código es único y deberá ser anotado y custodiado por el denunciante anónimo al momento de presentar la denuncia.

Dada la confidencialidad de este Canal de Denuncia, si el denunciante anónimo pierde este código, no podrá serle facilitado por ningún otro medio, e imposibilitándose el seguimiento de la misma.

 

3.B.1 – Seguimiento de Denuncias Anónimas:

Por medio el botón “Acceso Denuncia Anónima”, el Usuario podrá acceder a un panel de seguimiento de la Denuncia.

Para poder acceder al seguimiento, el Usuario deberá introducir el código de identificación de la denuncia que le ha sido facilitado al momento de enviar la denuncia.

Una vez el Usuario haya accedido, se le mostrará la información de su denuncia con la Fecha de Alta o envío, el Estado de trámite en que se encuentre la comunicación y los días que la denuncia lleva abierta desde el envío hasta la resolución de la misma.

Desde el apartado Notificaciones el Usuario podrá visionar los diferentes acuses de estados en que se encuentren sus denuncias y que le serán remitidos por la entidad.

  • Recibida- La comunicación ha sido enviada pero no se ha acusado su recibo ni se ha iniciado el trámite de gestión por la entidad.
  • En curso- Se ha acusado el recibo de la comunicación y se ha iniciado el trámite de gestión por la entidad.
  • Procesada- El procedimiento de gestión e investigación por la entidad ha finalizado.

Los Estados de la lista de comunicaciones enviadas por el Usuario a la entidad, se verán modificadas según avance el proceso de información.

Por medio del botón “Mensajes”, el Usuario y el Responsable de la Entidad podrá iniciar una comunicación en relación a cada denuncia realizada, así como intercambiar documentación al respecto.

 

Las comunicaciones al Canal Ético/Canal de denuncias podrán realizarse a través de correo electrónico, a la dirección hola@victoriacoleccion.com y para aquellos casos en que la denuncia pueda ser anónima el canal es en el siguiente enlace al portal Portal de canal de denuncias